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Un sistema de bonificación para equipos que funciona

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Contar con el sistema de bonificación para equipos adecuado en mi consulta ha sido uno de los catalizadores más importantes de mi éxito. La producción anual de una de mis consultas creció de $675.000 a $4 millones en seis años. En 2010 abrí una consulta nueva que pasó de cero a $200.000 por mes en menos de cinco meses. En 2011 establecí otra consulta que creció de cero a $160.000 por mes en siete meses. Nada de esto habría sido posible sin un sistema de bonificación para equipos.
 
¿Alguna vez ha ido a un restaurante y ha sido atendido por el dueño en lugar de uno de sus empleados? Quizás esa noche no contaban con suficiente personal y el dueño tuvo que echar una mano. ¿No notó un mejor nivel de atención? Claro que sí. Esto se debe a que el dueño tiene un alto nivel de interés en el restaurante y por ende, su nivel de atención fue más alto que si hubiera sido atendido por un empleado que no es propietario.

Lo mismo ocurre en su consulta. Usted tiene un nivel de interés particular más alto que sus empleados. ¿Y si pudiera aumentar el nivel de interés de su equipo y su sentido de “pertenencia” a la consulta? ¿Y si los miembros de su equipo se convirtieran en socios de negocios en lugar de empleados?

¿Y si sus empleados trabajaran en equipo para garantizar que el tratamiento de la Sra. Jones se realice hoy en lugar de postergarlo hasta la próxima semana? ¿Y si dedicaran tiempo a explicarle al Sr. Smith lo que pasaría si no arregla con una corona aquel diente roto y cariado?

¿Y si se interesaran por mostrarle a la Sra. Smith las carillas de sus propios dientes y hablaran con ella sobre lo bien que luciría su sonrisa si también tuviera carillas? ¿Y si su coordinador financiero encontrara la forma para que los pacientes pudieran pagar el tratamiento odontológico con una combinación de financiación, seguro y tratamiento en etapas?

¿Cuál sería el impacto sobre la cantidad de tratamientos odontológicos que los pacientes decidieran realizar en su consulta? Si realizara un 50% más de los tratamientos odontológicos que recomienda, ¿acaso no tendría un 50% más de ingresos con la misma cantidad de pacientes? ¿Cuál sería el impacto sobre sus ingresos mensuales? ¿De qué forma se reduciría su nivel de estrés? ¿Sería conveniente para usted?

Un sistema de bonificación adecuado incentivará a su equipo y le dará un sentido de pertenencia a la consulta. Un sistema de bonificación adecuado reducirá su estrés al aumentar la voluntad del equipo de asumir más responsabilidades. Un sistema de bonificación adecuado es beneficioso tanto para el equipo como para el paciente, y puede aumentar sus ganancias. Un sistema de bonificación adecuado no le costará dinero, sino que le hará ganar más dinero. Un sistema de bonificación adecuado puede cambiar su consulta, su vida y la de los miembros de su equipo.

Un sistema de bonificación equivocado puede perjudicar su consulta e incluso desalentar a su equipo. Muchos dentistas han probado bonificaciones que no dieron resultado.

El equipo rara vez obtenía una bonificación o, si la obtenía, el monto de dinero era tan pequeño que no implicaba un incentivo. Por lo general, esto se debe a otros problemas que limitan el crecimiento de la consulta, y que deben solucionarse antes de implementar un sistema de bonificación.

También hemos tenido que “desentrañar” muchos sistemas de bonificación establecidos por dentistas o consultores con buenas intenciones, pero que para ellos significaban pérdidas de miles de dólares. El personal se llevaba a casa una bonificación excelente, mientras que los ingresos del dentista se resentían.

Implementar una bonificación en la consulta puede parecer una paradoja. Si bien su consulta crecerá con la bonificación, antes de implementarla ya debe estar en proceso de crecimiento. En otras palabras, si la consulta no genera ganancias, el dinero de la bonificación saldrá del salario del dentista.

Un sistema de bonificación tampoco es una “panacea”. La mayoría de las consultas odontológicas tienen varios otros problemas por resolver antes de poner en práctica un sistema de bonificación. Por ejemplo, un sistema de bonificación no solucionará los problemas que representan un mal empleado, sistemas débiles o inexistentes, o técnicas inadecuadas de presentación de casos.

Por lo general, empezamos por trabajar en varios aspectos de la consulta, como sistemas, organización, contratación de personal adecuado, eficacia, presentación de casos, técnicas de atención telefónica etc., para aumentar los ingresos y así disponer de dinero para la bonificación. Una vez que el mecanismo está “trabajando a todo vapor” junto con la bonificación, con frecuencia vemos que los ingresos de la consulta aumentan entre un 50% y 100%.

También es conveniente que ciertos parámetros financieros estén próximos a cumplirse antes de implementar un sistema de bonificación. Por ejemplo, una producción de $25.000 a $30.000 al mes por dentista y por sala de tratamiento. La consulta también debe estar generando aproximadamente $25.000 por empleado, por mes.

Por ejemplo, una consulta con cuatro salas de tratamiento y cuatro empleados debería producir alrededor de $100.000 por mes. A su vez, los gastos de nómina de los empleados (bonificación incluida) deben ubicarse entre el 25% y el 30% de lo recaudado. Por lo general, un gasto en nóminas menor al 25% suele ser indicativo de un bloqueo de la capacidad, cuya pérdida en producción supera ampliamente los ahorros percibidos.

A continuación detallo los puntos básicos del sistema de bonificación que utilizo en mi consulta y en las de mis clientes. Obviamente, hay muchos matices y variables que no pueden cubrirse en un artículo, por lo que recomiendo buscar asesoramiento al implementar un sistema de bonificación de manera de asegurarse un buen comienzo. Poner en práctica un sistema de bonificación equivocado puede causar problemas importantes.

La bonificación debe realizarse según las recaudaciones de la consulta, no según la producción. Para esto, se fija una cifra de gastos generales base, que suele ser un promedio de los gastos generales de los últimos tres meses. Cualquier ingreso por encima del monto de gastos generales base se considera ganancia.

Luego se coge un 15% de las ganancias del mes para convertirlo en fondos para la bonificación. Luego se coloca un 10% de estos fondos en una cuenta de educación continua, y la consulta iguala ese monto. Esto permite reunir fondos para que el equipo realice viajes de educación continua a lo largo del año.

Los fondos restantes se dividen entre todos los miembros del equipo, en función de las horas trabajadas ese mes. Por lo general, el personal de recepción trabaja más horas cada día que los miembros del equipo clínico, por lo que recibirán un porcentaje más grande de la bonificación.

La bonificación debe calcularse y pagarse mensualmente. Si se tarda más, se hará esperar mucho al equipo. Su equipo necesita gratificación inmediata. También es importante que todo se realice de forma abierta y “a la vista”. Todos los miembros del equipo deben saber cómo se calculó la bonificación cada mes, y cuánto recibió cada compañero de trabajo.

Estos son algunos de los obstáculos que percibo en ciertos planes de bonificación que no funcionan. Uno de ellos es fijar una meta de ingresos muy alta, que el equipo no cree que pueda alcanzarse. Esto se traduce en una sensación de derrota incluso antes de comenzar.

Otro obstáculo es alcanzar una bonificación tan baja que no motiva al equipo. Por ejemplo, una bonificación de $50 por mes no ofrece mucho incentivo, mientras que una de más de $500 sí resulta atractiva. Se trata de una cantidad considerable de dinero que produce un impacto importante en sus vidas y los incentiva a hacer un esfuerzo adicional.

Otro problema que veo a menudo es que el equipo obtiene la bonificación, pero el dentista la otorga de mala gana. O peor aún, no paga la bonificación como prometió. Estas son las formas más rápidas de desanimar al equipo y anular el crecimiento de la consulta.

Una preocupación habitual de los dentistas sobre la implementación de un sistema de bonificación es: “Si mi equipo obtiene la bonificación a menudo, ¿no darán por sentado que la obtendrán siempre?”. ¡Por supuesto que sí! Deberían esperar recibirla cada mes siempre que se esfuercen en su trabajo. Si alguien espera recibirla sin esforzarse, entonces tiene en su equipo a la persona equivocada.

Doctor, si sus ingresos aumentan en 2012, ¿no es de esperar que continúen aumentando en 2013 si sigue trabajando duro? Quiero que mi equipo desee que su bonificación se mantenga y crezca. Esto ayuda a que trabajen duro para que la consulta siga creciendo.

Otros incentivos que ofrezco a mi equipo son jornadas de compras. Cuando alcanzamos una meta nueva, alquilo una limusina, la lleno con champán, llevo al equipo a un centro comercial y les doy dinero para gastar en lo que deseen. Esto resulta muy divertido para todos, mantiene al equipo entusiasmado y motivado, y los incentiva a hacer crecer la consulta un paso más.

Permitidme compartir con vosotros este principio. En la vida tienes que dar para recibir. Si brinda atención y un servicio odontológico excelentes a los pacientes, ellos le recomendarán y experimentará la agradable sensación de estar dando lo mejor. Si colabora con una entidad caritativa o ayuda a gente necesitada, recibirá más de lo que da. Son leyes universales.

La condición es recibir después de dar. Primero debes dar para luego recibir. Así es que al dar la bonificación a mi equipo, recibo mucho más a cambio. Al dar un 15% de mis ganancias, mi margen de beneficios es más alto que si no lo diera. Además de sufrir menos estrés, cuento con una consulta más eficaz y que crece con rapidez, un equipo más feliz, una mejor atención de los pacientes, más ganancias, etc. La clave está en darles a ellos primero.

¿Quiere duplicar sus ingresos en 2012? Un sistema de bonificación adecuado es una de las claves principales para lograrlo.


Biografía del autor:
El Dr. Mike Kesner es dentista a tiempo completo y creador de PracticeSMARTS, un método integral sobre prácticas odontológicas que generan riqueza. Es autor de Multi-Million-Dollar Dental Practice y fundador y director ejecutivo de la consultora Quantum Leap Success in Dentistry. Llame al 480-282-8989 o visite
www.qlsuccess.com para obtener más información.

Consulta A
Este dentista ha ejercido durante 25 años en un pueblo rural de Missouri. En mayo de 2011, su producción promedio por mes era de $32.000, con cuatro salas de tratamiento y cinco empleados. Para julio de 2011, después de implementar un sistema en su consulta, mejorar la presentación de casos y aumentar la eficacia, su producción había aumentado a $67.000. Luego de implementar el sistema de bonificación, su producción aumentó a $124.000 en octubre de 2011.

Consulta B
Este dentista ha ejercido durante 10 años en una gran ciudad de Florida. En octubre de 2011, su producción promedio por mes era de $98.000, con seis salas de tratamiento y ocho empleados. Para febrero de 2011 su producción había aumentado a $146.000. Luego se implementó el sistema de bonificación y su producción aumentó a $184.000 por mes para junio de 2011. El 3 de enero de 2012 compartió conmigo por correo electrónico su máxima ganancia en un día, ¡$34.628!



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